Un poste pour deux: «la communication est la clé»

Leur entrée ne pourrait pas être mieux chorégraphiée: Jenny Fehervary et Jasmin Kuhn passent au même moment les portes tournantes du hall de réception de Swiss Life Suisse au Binz. Difficile de ne pas interpréter cela comme le signe qu’elles sont toujours parfaitement synchronisées – après tout, elles se partagent un seul et même poste. Toutes deux travaillent à 60% au Management Support Développement des affaires Clientèle Entreprises et en tant qu’assistantes du responsable de secteur opérationnel Clientèle Entreprises. Pendant l’entretien dans leur bureau, on sent à quel point cette équipe est rodée, même si les deux femmes ne sont jamais assises le même jour aux deux bureaux qui se font face. Toutes deux ont des enfants: un fils de presque 5 ans et une fille de trois ans pour Jasmin Kuhn, une fille d’un an pour Jenny Fehervary. Mais ce n’est que l’une des raisons pour lesquelles le temps partiel, et surtout ce modèle de partage de poste, est idéal pour elles.

Qu’est-ce qui vous a amenées à partager un poste?
Jenny Fehervary: Au début, je travaillais dans l’informatique. On m’a demandé si j’étais intéressée par mon poste actuel. Ils cherchaient quelqu’un pour partager ce poste, et j’ai trouvé cela très intéressant. J’ai donc décidé de changer. A l’époque, je travaillais à 80% et j’avais une activité annexe en tant qu’entraîneuse personnelle. Swiss Life encourage grandement les gens à maintenir un équilibre entre travail et loisirs grâce au travail à temps partiel et à évoluer au sein de l’entreprise.
Jasmin Kuhn: J’apprécie également beaucoup de pouvoir me développer au sein de l’entreprise et cela m’a permis d’acquérir diverses expériences chez Swiss Life. J’ai débuté chez Swiss Life en 2010 dans le cadre d’un programme de formation économique post-maturité, puis j’ai travaillé en tant qu’assistante du responsable de secteur opérationnel Clientèle Entreprises. A temps plein au début, puis à temps partiel, mais à l’époque en raison de ma formation à la haute école spécialisée. J’ai ensuite eu l’opportunité de passer chez Swiss Life Select et d’assumer une fonction de direction. Durant cette période, j’ai dirigé à 100% l’équipe «Secrétariats de distribution», active dans toute la Suisse. En raison de la naissance de mon premier enfant, j’ai décidé de réduire mon taux d’occupation. J’ai étudié les possibilités au sein de Swiss Life et je suis revenue ici. Depuis, le domaine d’activité a évolué et s’est diversifié – la fonction comprend désormais des tâches d’assistance et de Management Support et de PMO.

Qu’est-ce que cela signifie précisément?
Jenny Fehervary: Outre notre rôle d’assistantes de direction, nous travaillons également en tant que Management Support sur différents thèmes. Cela rend notre quotidien professionnel varié et passionnant.
Jasmin Kuhn: Nous apportons notre soutien sur les sujets stratégiques, établissons des rapports, travaillons au développement des affaires et dans des projets. La communication de thèmes pertinents pour la Clientèle Entreprises ainsi que la planification et la coordination de la communication avec d’autres secteurs relèvent désormais aussi de notre compétence. L’éventail des tâches ne cesse de s’élargir, ce qui rend cette fonction très intéressante et attrayante.

A votre avis, quelles qualités faut-il avoir pour parvenir à partager un poste?
Jasmin Kuhn: Il faut sans aucun doute être ouvert et solidaire avec l’autre. Une bonne communication, la transparence et la confiance sont également importants pour collaborer efficacement. Il est également très important d’émettre des feedbacks constructifs et, en cas de désaccord, d’aborder assez directement les sujets et d’en discuter.
Jenny Fehervary: Je pense qu’il est important d’être flexible et ouvert, de pouvoir réfléchir ensemble et se mettre à la place de l’autre. Cela fonctionne très bien dans notre cas. Ce qui me semble également crucial, c’est de se faire confiance. De ne pas avoir mauvaise conscience les jours où l’on ne travaille pas, et de ne pas avoir envie ou besoin de toujours tout vérifier, parce que l’on sait que tout fonctionne.

Quels sont les défis de ce mode de travail?
Jenny Fehervary: D’avoir toujours les dernières informations. Surtout pour aider les supérieurs et leur éviter de tout expliquer deux fois. Il est essentiel de garantir l’efficacité de cette méthode de travail grâce à une bonne communication.

Qu’est-ce qui différencie le partage de poste d’une activité classique à temps partiel?
Jasmin Kuhn: Dans cette configuration, Jenny et moi partageons les responsabilités et les tâches, alors que les postes à temps partiel classiques sont généralement indépendants les uns des autres et les collègues ne doivent pas se concerter. Quand on travaille à temps partiel, on a son portefeuille ou son domaine d’activité, auquel on dédie son temps de travail. Chaque semaine, on reprend là où l’on s’était arrêté. Dans notre cas, les tâches et les informations circulent entre nous. C’est indispensable. Parfois, l’une commence un travail qu’elle ne peut achever et laisse à l’autre le soin de s’en charger.

Possédez-vous des mêmes compétences?
Jasmin Kuhn: Oui. Sinon, l’une apprend à l’autre. C’est aussi quelque chose de très appréciable.

Ce qui nous amène aux avantages du partage de poste.
Jasmin Kuhn: Ce modèle de temps de travail flexible présente de nombreux avantages. Par exemple, on a toujours quelqu’un avec qui échanger. Lorsque l’on est face à une difficulté et qu’il faut faire évoluer quelque chose, il y a toujours une personne qui est au courant du sujet et l’étudie aussi. Par ailleurs, il y a toujours quelqu’un qui représente le poste.

Faut-il bien se connaître, voire s’apprécier, pour travailler de cette manière?
Jenny Fehervary: Je pense que c’est mieux si l’on s’apprécie (elles rient). Et par la force des choses, on apprend à bien se connaître. Lorsque l’on travaille main dans la main, il est bon de savoir comment l’autre fonctionne. Il ne faut pas absolument fonctionner de la même manière, mais au moins se comprendre mutuellement.
Jasmin Kuhn: Oui, il est important de connaître les compétences, la méthode de travail et le caractère de l’autre. Les messages écrits, par exemple, laissent souvent place à l’interprétation. C’est une bonne chose de pouvoir estimer ce que l’autre voulait dire.
Jenny Fehervary: Et sinon, il suffit de demander: «qu’est-ce que tu entendais par cela?»

Dernière question: comment fonctionne ce tandem avec vos supérieur(e)s hiérarchiques?
Jasmin Kuhn: (Elles se regardent) Très bien – du moins, à notre avis (elles rient). Le plus important, c’est qu’ils nous perçoivent comme une seule personne. Qu’ils n’aient pas à penser de manière différenciée, «j’ai dit cela à Jenny, maintenant je dois le répéter à Jasmin». Encore une fois, il est décisif que l’on communique bien entre nous. Et nous y parvenons plutôt bien.

_{^{Photos: Lukas Mäder
Texte: Michèle Roten}}